GEA è un sistema software per descrivere, gestire e consultare gli archivi, nato come strumento informatico della rete Archivi del Novecento. Il profilo iniziale, delineato sulle caratteristiche dei complessi documentari prodotti e/o conservati da istituti culturali e soggetti politici, si è evoluto nel tempo accogliendo esigenze provenienti da istituzioni di altra natura (archivi storici di banche, imprese ed enti pubblici). GEA, nell'attuale versione 4.06 licenziata nell'aprile 2006, ha recepito l'insieme di queste diverse esperienze applicative, arricchite dalle nuove esigenze di struttura inventariale e di funzionalità nate dall'utilizzo del sw da parte dell'Archivio centrale dello Stato e del Senato della Repubblica.

Il sistema è utilizzabile in versione stand-alone, client-server e Web. (vai alla brochure)

GEA è in grado di gestire documenti di qualsiasi tipo e forma (testi, immagini, disegni, sequenze video) e permette di definire in maniera flessibile la struttura organizzativa di archiviazione, offrendo un'ampia tipologia di schede descrittive e di collegamenti ipertestuali, nonché di stampe.
GEA consente di:
- ordinare e integrare le informazioni, normalizzandone la rappresentazione
- descrivere il contenuto in maniera strutturata e controllata
- fornire un supporto per la ricostruzione di patrimoni archivistici frammentati
- rendere facilmente fruibile questo patrimonio per gli utenti.
L'organizzazione delle informazioni archivistiche in GEA è pienamente conforme agli standard ISAD (International standard for archival description) ed ISAAR (International standard for archival authority records).

L'architettura dei dati del sistema è gerarchica: la struttura parte dal fondo e, attraverso la gestione di un numero illimitato di livelli di aggregazione documentaria, arriva all'unità archivistica (che può essere strutturata a sua volta in sottounità e inserti) e al singolo documento. Sono disponibili schede specifiche diversificate a seconda delle tipologie documentarie (corrispondenza, verbale, manoscritto, video, iconografica, bibliografica). Un prezioso sussidio è costituito dalle due cartelle che raccolgono le schede biografiche delle persone fisiche e giuridiche che a vario titolo compaiono nelle schede descrittive; tale strumento è consultabile anche tramite un collegamento ipertestuale diretto tra scheda e profilo biografico.

Descrizione di alcune funzionalità di gestione dei dati:
- ordinamento e riordinamento: la struttura del fondo può essere determinata preventivamente o in corso d'opera, così come l'assegnazione delle singole schede ai diversi livelli della struttura. I legami verticali imposti dalla gerarchia archivistica sono generati automaticamente, quelli orizzontali possono essere definiti con facilità
- ordinamento e numerazione: le schede possono essere ordinate dinamicamente secondo diversi criteri e campi, ed è possibile numerare o rinumerare le schede secondo ciascuno di questi criteri
- gestione delle schede biografiche: i nomi immessi in determinati campi producono la creazione automatica di schede biografiche accessibili tramite collegamenti ipertestuali da tutte le occorrenze dello stesso nome. In fase di inserimento, una lista di eventuali omonimi permette di selezionare la scheda con la quale creare il link.
- consultazione del fondo: è possibile accedere alle informazioni sia esplorando la struttura gerarchica dei dati sia attraverso la consultazione per collocazione fisica
- gestione delle collocazioni fisiche: questa funzionalità consente di riassegnare le schede a determinate collocazioni fisiche (topografiche o di imbustamento), evitando di ricompilare i relativi campi nelle singole schede; è inoltre possibile rinumerarare automaticamente le buste nell'Esplora Fondo fisico
- gestione di un titolario di classificazione: alcuni fondi o parti di fondi sono basate su una struttura predefinita (titolario di classificazione), di cui ciascuna voce può essere il titolo di una o più unità archivistiche all'interno di diverse partizioni (p.es. tante unità archivistiche intestate nel medesimo modo per quante sottoserie annuali ci sono nella serie). Il sistema consente di creare un titolario e di importarlo all'interno di uno o più rami della descrizione archivistica secondo le specifiche modalità di archiviazione dei fascicoli
- gestione del campo Classificazione: il campo gestisce sistemi classificatori complessi (fino a 4 livelli) e permette un ordinamento delle schede per classificazione
- ricerca: sono disponibili diversi tipi di ricerca: universale, per campo o specifica. Il risultato della ricerca può essere "sfogliato", passando da una scheda a quella successiva o precedente, secondo l'ordinamento che si è dato al risultato stesso
- fusione di fondi realizzati su differenti postazioni stand-alone: è possibile con questa funzione unificare il lavoro di più archivisti sul medesimo fondo, qualora non si sfrutti la configurazione client/server
- stampe: sono disponibili diversi report (scheda corrente, inventario a livello unità archivistica o documento, indice dei nomi, indice dei descrittori, indice dei corrispondenti, indice cronologico dei fascicoli, indice delle sigle e rimandi) e la possibilità di limitare la stampa di inventario a determinate porzioni di fondo; in coda agli inventari il sistema permette di compilare l'indice dei nomi (di persona, enti e toponimi) con indicazione del numero di pagina; è possibile personalizzare il report scegliendo i campi da riportare sull'inventario a stampa e di introdurre nell'indice dei nomi accodato all'inventario a stampa i rimandi dai termini non preferiti a quelli autorevoli (p.es. da una sigla al nome esteso)
- help on line: sono disponibili due tipi di aiuto. Il primo, attivabile con F1, sulle funzioni del programma (strutturato per indice, per chiave di ricerca e per lista di argomenti); il secondo, attivabile con F5, dedicato alle modalità archivistiche di compilazione di ciascun campo. I due help, strutturati in forma di manuale, sono disponibili anche in versione Word nella cartella Manuali presente nel CD di installazione di GEA
- regole di accesso e utilizzo: GEA prevede la definizione di tre fisionomie di utenti (Amministratore, Archivista, Lettore), con livelli diversi di autorizzazione
- "Sfogliamento" di file immagine: in Gestione Oggetti è disponibile una funzionalità "Crea sequenza" tramite la quale è possibile collegare singoli file di immagini (in formato compatibile con Imaging); l'utente potrà così sfogliare il documento digitalizzato come se fosse un file unico. E' sensibile il ritorno in termini di velocità di recupero delle immagini. A questa visualizzazione si può apporre una didascalia.

Descrizione di alcune funzionalità operative:
- gestione degli spostamenti multipli di schede tramite trascinamento
- segnalazione in Esplora fondo della presenza in un livello di schede gerarchicamente sottostanti e di allegati
- visualizzazione opzionale in Esplora fondo della Classificazione
- impaginazione automatica dell'Esplora fondo sulla base della dimensione del video
- visualizzazione in Esplora fondo del numero provvisorio e definitivo delle unità archivistiche
- gestione rapida della copia dei termini nei campi Antroponimi, Toponimi, Enti a partire da un qualsiasi altro campo della scheda (per gli antroponimi il sistema rende possibile l'inversione dell'ordine nella coppia nome/cognome)
- segnalazione immediata delle incongruenze tra le datazioni di livelli dipendenti
- creazione di una scheda con legame di allegato
- visualizzazione di icone sulle schede e in Esplora fondo che denotano l'esistenza di schede correlate o di immagini associate
- rapidità nell'accesso ai dizionari di campo e nella cattura e trasferimento di un termine dal dizionario alla maschera di ricerca
- visualizzazione del titolo e dell'estensione del titolo nell'Esplora fondo, nei risultati di ricerca e nella stampa dell'inventario
- compilazione automatica degli estremi cronologici: a partire dalle datazioni delle schede UA e inferiori questa funzione permette di riempire o correggere i campi data delle schede Fondo, Subfondo e Livello.

Il sistema è utilizzabile in versione stand-alone, client-server e Web. Consente dunque sia di creare reti locali, sia di rendere visibile e consultabile in rete, a ciascun singolo istituto, i propri dati, sia di trasmettere e interrogare una base dati costituita e condivisa da più istituti e renderla fruibile su Web. Con il Consultatore Web è possibile esplorare i diversi fondi ed effettuare tre tipi di ricerca: generica, per campi o specifica. E' disponibile inoltre una specifica query che estrae dalla base dati tutte le schede relative ad un medesimo soggetto produttore, tanto in veste di soggetto produttore principale quanto secondario.
Il software è stato sviluppato dalla Elsag Datamat S.p.A